Venray zet in op integrale gegevensaanpak

    BGTweb
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    Door BGTweb 617 dagen geleden

    Gegevens, en met name juiste gegevens, zijn voor gemeenten cruciaal. Het combineren van die gegevens biedt gemeenten onder meer de kans om al in een vroeg stadium beslissingen te nemen die ook nog eens financieel positief uit kunnen pakken. Een integrale aanpak van het gegevensbeheer telt voor Venray zo zwaar, dat zij een team aan het opzetten zijn dat zich in een continu proces bezighoudt met het bijhouden van die (object)gegevens.

    Het gros van de Nederlandse gemeenten moet stevig bezuinigen. In dat kader kun je met geïntegreerd beheer van (basis)registraties (objectenregistratie) al snel een oplossing vinden. Bijvoorbeeld wat betreft vastgoedbeheer. Gemeenten weten vaak niet hoeveel eigendom zij tot hun beschikking hebben. Door de verschillende objectregistraties goed op elkaar af te stemmen, kan dat leiden tot meer inzicht in bezittingen. Dit inzicht biedt weer kansen. Bijvoorbeeld met betrekking tot potentieel verkoopbare eigendommen of inzicht in illegaal gebruik. Maar het inzicht zorgt ook voor een betere basis voor het beheer van openbare ruimte. "Voor ons was dat in 2007 aanleiding om het beheer van de basis- en kernregistraties integraal aan te pakken", aldus Rudolf van Summeren, adviseur informatisering bij de afdeling bedrijfsvoering van de Limburgse gemeente Venray. "Tot die tijd werd er op verschillende fronten binnen onze organisatie informatie bijgehouden en echt praktisch was dat allemaal niet. Wat we in de loop der jaren hebben gerealiseerd is een soort van gegevenshuis. Het betekent dat er een team is dat zich bezighoudt met het bijhouden van de basis- en kerngegevens."

    'Bouwen van een huis'

    Van Summeren, die oorspronkelijk uit de vastgoedwereld komt, vergelijkt de huidige situatie bij de meeste overheden wel eens met het bouwen van een huis. "Als je een huis gaat bouwen, moet je ook een duidelijke tekening en bestek hebben. Dan pas ga je bouwen. Kleine aanpassingen kunnen dan nog wel gedurende het traject, maar ingrijpende wijzigingen kosten veel tijd en geld. Op dit moment zijn veel gemeenten aan het bouwen, maar tegelijkertijd worden er nog ingrijpende wijzigingen doorgevoerd. Daar moeten we vanaf. We moeten beginnen met een goede visie, met een duidelijke stip op de horizon. Daarmee gaan we aan de slag en daar wijken we een 'redelijke' periode niet meer vanaf. De verschillende belangen moeten van tafel. Het blijft belangrijk om steeds weer te verwijzen naar het uiteindelijke doel door nut en noodzaak uit te leggen. Dat betekent onder meer dat je veel integraler moet gaan werken. Je moet gaan denken in ketens, zeker als je als gemeente ook nog eens flink moet bezuinigen. Het moet en kan goedkoper. Ik weet dat gegevenshuishouding bij de gemeenteraad en het College geen sexy onderwerp is, maar ze moeten beseffen dat het erg veel voordeel op kan leveren."

    In de afgelopen jaren is gebleken dat lokale kennis de kwaliteit van gegevens ten goede komt. Wanneer de basisgegevens van goede kwaliteit zijn, zullen vervolgprocessen efficiënter verlopen door bijvoorbeeld minder uitval en correcties, minder bezwaren of het beter te woord kunnen staan van burgers of bedrijven bij een bezwaarproces.

    Vastgeroeste softwaremarkt

    Dat het bij de overheid anders en efficiënter moet, daarvan is Rudolf van Summeren overtuigd. Integraal gegevensbeheer is daarvoor cruciaal. "Om in de e-overheid vooruit te kunnen, moeten we onze software-omgevingen meer standaardiseren en stroomlijnen. De basisgemeente van VNG/KING is voor dat streven een mooie stip op de horizon. Gemeenten zijn de eerste overheid voor klanten. Om dit te kunnen realiseren is verdere concretisering van de elektronische overheid onontkoombaar. In dat kader krijgen de frontoffice, midoffice en de backoffice wel steeds meer vorm, maar de snelle ontwikkelingen, de complexiteit en krappe middelen maken het niet makkelijk die e-overheid, volgens de afspraken vanuit Operatie NUP, te realiseren. "En dan heb je ook nog eens te maken met een softwaremarkt die vastgeroest is", aldus Van Summeren.

    Volgens Rudolf van Summeren is er een beperkt aantal spelers dat uitmaakt hoe de componenten in de backoffice en de midoffice eruit komen te zien en hoe die op elkaar aansluiten. "Er zijn inmiddels goede standaarden voor het aan elkaar koppelen van systemen, maar om diverse redenen worden die standaarden in de praktijk door leveranciers onvoldoende gebruikt. Dat leidt enerzijds tot veel koppelingsproblemen. Het duurt meestal een tijd voordat de software van verschillende leveranciers goed samenwerkt. Anderzijds leidt dat tot het gebruik van meerdere softwarecomponenten voor dezelfde functionaliteit. Veel van de functionele applicaties (zoals een zaaksysteem of een vergunningenapplicatie) hebben bijvoorbeeld een eigen zakenregister of een eigen gegevensregister. Het resultaat is een situatie met meervoudig opgeslagen en bijgehouden gegevens, onnodig extra werk en hoge beheerkosten."

    Wat Rudolf van Summeren betreft mag er een meer stevige rol komen voorVNG/KING. Met name als het gaat om het houden aan gemaakte afspraken. "We spreken met elkaar wat af en we houden ons er niet aan. Ongelooflijk. Waarom heb je als leverancier dan het convenant met KING ondertekend? Wat mij betreft mag vanuit 'Den Haag' wel meer sturing komen op het handhaven van die standaarden. Als dat ertoe leidt dat we een stapje terug moeten doen, dat is dat maar zo. Dat voorkomt dat we verder bouwen aan een huis dat we op korte termijn weer ingrijpend moeten renoveren."

    GEMMA-architectuur

    Gelukkig zijn er ook voldoende positieve ontwikkelingen, zo schetst Rudolf van Summeren. Zo wordt er al geruime tijd, onder supervisie vanVNG/KING, gewerkt aan het inrichten van een open gemeentelijke informatievoorziening. "KING heeft hiervoor in GEMMA de architectuur beschreven. Voor de uitwisseling van gegevens en informatie is een aantal standaarden vastgesteld. Belangrijk hierin zijn de referentiemodellen Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB), Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ), de Zaaktypecatalogus (ZTC), met een beschrijving van een groot aantal zaaktypen, en het standaard uitwisselingsformaat StUF voor het uitwisselen van gegevens en informatie tussen systemen. KING waarborgt de continuïteit in de verdere ontwikkeling en de komst van nieuwe standaarden. Het zorgt voor het beheren, controleren en handhaven van deze standaarden en het oplossen van knelpunten."

    Van Summeren is er van overtuigd dat met de in GEMMA beschreven architectuur en de vastgestelde standaarden, een solide fundament wordt gelegd voor de verdere ontwikkeling van een open gemeentelijke informatievoorziening. "De vastgestelde standaarden zijn de basis voor de ontwikkeling van onder andere een gegevensmagazijn, een zakenmagazijn, een berichtenbuffer en een gegevensmakelaar. Met elkaar de basisvoorzieningen voor een moderne gemeentelijke informatiehuishouding. Een open infrastructuur waarop door marktpartijen, in gemeenschap, diensten en producten kunnen worden aangeboden. Binnen de StUF-standaard zijn sectormodellen opgenomen waarin de benodigde functionaliteit voor de basisvoorzieningen is beschreven. Alle componenten voor het opzetten en inrichten van een open infrastructuur zijn aanwezig en vrij beschikbaar."

    Een gegevenshuis en gebruik van StUF-standaarden maken het voor gemeenten mogelijk om verder te kijken dan alleen het efficiënt uitvoeren van één bepaald proces. Veel gemeenten kijken nu hoe bijvoorbeeld proces A zo efficiënt (lees: goedkoop) mogelijk uitgevoerd kan worden en komen vervolgens tot de keuze voor een samenwerkingsverband. Dit kan echter leiden tot minder efficiënte processen B of C of kan in het ergste geval de combinatie van processen A, B en C onmogelijk maken (wat mogelijk de efficiëntste oplossing is). Denk aan het combineren van het WOZ en BAGveldwerk of de koppeling tussen de WOZ en de BGT, waarbij bijvoorbeeld dakkapellen en verharding worden opgenomen en afgestemd. Denk ook aan de kadasterverwerking, welke je maar één keer wilt uitvoeren voor alle achterliggende processen.

    Door als gemeente de infrastructuur op te bouwen volgens de GEMMAarchitectuur, en daarbij van leveranciers te eisen dat voldaan wordt aan afgesproken StUF-standaarden, zal resulteren in flexibiliteit voor de gemeente en meer aanbod in de markt. Er zullen uiteindelijk meer partijen komen met oplossingen. Ook voor specifieke problemen, zodat deze efficiënt opgelost kunnen worden. Baseer je daarbij op open standaarden, zodat je als gemeente bij applicaties en tools kunt kiezen uit 'best of breed', met gebruik van één centraal gegevenshuis. Opvallend is wel dat niet alle leveranciers hetzelfde enthousiasme hebben om 'open' te worden. Zij beschouwen 'open' vooral als een bedreiging van een stukje gedwongen winkelnering. Deze houding vertraagt de implementatie en acceptie van open standaarden drastisch. Toch zijn er vandaag de dag al voldoende partijen die de benodigde software bieden en voldoen aan open standaarden. "Het vereist dat je als gemeente verder kijkt dan enkel de bekende weg."

    Rudolf van Summeren gelooft dat het basisplatform de komende jaren z'n definitieve vorm en plaats zal krijgen in de gemeentelijke gegevenshuishouding. "Het zal als infrastructuur dienen voor het moderne en nieuwe applicatielandschap. Op basis van deze infrastructuur kunnen softwareontwikkelaars tegen beheersbare kosten gestandaardiseerde applicaties ontwikkelen en aanbieden aan gemeenten. Er ontstaan innovatieve applicaties die voorzien in de wensen van de verschillende gemeenten. Het resultaat is een vrije keuze van gemeenten in de door hen gewenste applicaties. Kortom, een uniform en gestandaardiseerd basisplatform is binnen bereik. Maar het blijft vaak hangen op de uitvoering. In dat kader vind ik dat we als gemeenten meer de regie naar ons toe zouden mogen en moeten trekken. We zouden minder afhankelijk moeten zijn van de leverancier en af en toe meer met de vuist op tafel moeten slaan…"

    Meer informatie

    Rudolf van Summeren, adviseur informatisering bij de afdeling bedrijfsvoering van de Limburgse gemeente Venray: E-mail: rudolf.van.summeren@venray.nl